Agent(e) de conformité junior
Kitco Metals Inc
 
Jasper Alberta Canada Remote
Full-time
Kitco Metals Inc
Canada•Remote
Job details
Job type
Full-time

Benefits
Pulled from the full job description
Paid time off
Dental care

Full job description
This role is a 2-year contract.

PURPOSE

The Junior Compliance Agent will assist the Compliance Division Manager with all issues relating to compliance and, create and provide appropriate reports. The Compliance division is accountable for meeting requirements in the Kitco AML/CTF/CSE (Anti-Money Laundering/ Counter-Terrorist Financing/Counter-Sanctions Evasion) compliance regime. In addition, they ensure that the Leadership team, management and employees are in compliance with the rules and regulations of regulatory agencies, that company policies and procedures are being followed, and that company behavior meets Standards of Conduct. The Junior Compliance Agent will also act as a backup for the Contract Specialist for certain legal tasks.

KEY RESPONSIBILITIES & ACCOUNTABILITIES

The responsibilities of this position include, but are not limited to the following:

Implement the compliance regime and its revisions thereon.
Ensure compliance with the Kitco AML/CTF compliance regime and report violations or potential violations to Compliance Division Manager.
Assist with update and development of compliance policies and procedures.
Monitor transactions of customer accounts for fraudulent activities and activities with higher AML/CTF/CSE risk based on risk ratings and indicators.
Interact with customers on compliance-related matters.
Evaluate reports of suspicious/unusual business activities or transactions from staff or agents.
Prepare and maintain records of suspicious transactions, large cash transactions, listed person or entity property, and related reports.
Assist with the development of procedures and system changes to prevent losses from fraudulent activities.
Assist with the development of documentation and standards for AML/CTF/CSE task-related processes when required.
Verify compliance program through monitoring and testing.
Assist with the design of ongoing training programs to ensure that employees and agents are aware of their duties and liabilities.
Assist with the development of plans and materials for AML/CTF/CSE trainings, deliver such training as well as maintain related records. Ensure that employees and agents are aware of their duties and liabilities.
Identify potential areas of compliance vulnerability and risk; assist with the development/implementation of corrective action plans for resolution of problematic issues, and provide general guidance on how to avoid or deal with similar situations in the future.
Continuously acquire knowledge and learn about Canada’s regulatory environment and applicable laws and regulations.
Promote dissemination of Compliance information, encourage behaviors that integrate compliance values into business practices and continuously reinforce to all staff personal responsibility for compliance.
Identify inefficient/ ineffective work processes and devise plans and strategies for implementation of improvement opportunities.
Act as backup to Manager.
All other compliance tasks as needed.
Act as a backup for the Contract Specialist for the following: review of corporate and individual accounts, preparation of certain legal documents and contracts, providing training within Kitco on legal matters such as answering and managing subpoenas, summons or information requests received by public bodies and law enforcement, while ensuring that all such legal requests or documents are answered in a complete and timely manner.
Act as a backup for the Contract Specialist for all other legal tasks as needed.
REQUIRED SKILLS & COMPETENCIES

1+ years experience in similar role.
Knowledge of Kitco Metals businesses, products and services is a definite asset.
Strong technical expertise which can be applied effectively to understand and mitigate compliance risk.
Ability to work in a systematic and detailed manner.
Strong analytical skills.
Must be able to take initiative in resolving compliance issues, identify and solve problems in a constructive manner
Results oriented and driven.
Ability to work independently with minimal supervision and complete tasks in a timely manner.
Experience operating in a regulated environment.
Must be able to prioritize among competing issues and initiatives.
Fluent spoken and written English. French is an asset.
TECHNICAL / PROFESSIONAL COMPETENCIES (EDUCATION AND EXPERIENCE)

Bachelor’s Degree in a related field.
Strong Navision and reporting skills.
Strong Excel skills and able to learn new software.
RELATIONSHIPS / CONTACTS

Internal teams
Management
External contacts
External customers
Regular interaction with American employees and clients requires strong written English skills, as most communication is conducted in writing with clients based outside Quebec.

Data Protection Policy: https://corp.kitco.com/data-protection.html

Ce poste est un contrat de 2 ans.

OBJECTIF

L'agent junior chargé de la conformité assistera le responsable de la division Conformité dans toutes les questions relatives à la conformité et créera et fournira les rapports appropriés. La division Conformité est chargée de veiller au respect des exigences du régime de conformité AML/CTF/CSE (lutte contre le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme et le contournement des sanctions) de Kitco. En outre, elle veille à ce que l'équipe de direction, la direction et les employés respectent les règles et réglementations des organismes de réglementation, que les politiques et procédures de l'entreprise soient suivies et que le comportement de l'entreprise soit conforme aux normes de conduite. L'agent de conformité junior servira également de remplaçant au spécialiste des contrats pour certaines tâches juridiques.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET OBLIGATIONS DE RENDRE COMPTE

Les responsabilités du titulaire de ce poste sont notamment les suivantes :

Mettre en œuvre le régime de conformité et ses révisions.
Veiller au respect du régime de conformité AML/CTF de Kitco et signaler les violations ou les violations potentielles au responsable de la division Conformité
Aider à la mise à jour et à l'élaboration des politiques et procédures de conformité.
Surveiller les transactions des comptes clients afin de détecter les activités frauduleuses et les activités présentant un risque AML/CTF/CSE plus élevé sur la base des cotes de risque et des indicateurs.
Interagir avec les clients sur les questions liées à la conformité.
Évaluer les rapports d'activités ou de transactions commerciales. suspectes/inhabituelles provenant du personnel ou des agents.
Préparer et tenir à jour les registres des transactions suspectes, des transactions en espèces importantes, des biens des personnes ou entités répertoriées et des rapports connexes.
Aider à l'élaboration de procédures et de modifications du système afin de prévenir les pertes liées à des activités frauduleuses.
Aider à l'élaboration de documents et de normes pour les processus liés aux tâches AML/CTF/CSE, si nécessaire.
Vérifier le programme de conformité par le biais d'un suivi et de tests.
Aider à la conception de programmes de formation continue afin de s'assurer que les employés et les agents sont conscients de leurs devoirs et responsabilités.
Aider à l'élaboration de plans et de supports pour les formations AML/CTF/CSE, dispenser ces formations et tenir à jour les registres connexes. Veiller à ce que les employés et les agents soient conscients de leurs devoirs et responsabilités.
Identifier les domaines potentiels de vulnérabilité et de risque en matière de conformité ; aider à l'élaboration/la mise en œuvre de plans d'action corrective pour résoudre les problèmes et fournir des conseils généraux sur la manière d'éviter ou de gérer des situations similaires à l'avenir.
Acquérir en permanence des connaissances et se renseigner sur l'environnement réglementaire canadien et les lois et règlements applicables.
Promouvoir la diffusion des informations relatives à la conformité, encourager les comportements qui intègrent les valeurs de conformité dans les pratiques commerciales et renforcer en permanence la responsabilité personnelle de tous les employés en matière de conformité.
Identifier les processus de travail inefficaces/inefficaces et élaborer des plans et des stratégies pour la mise en œuvre des possibilités d'amélioration.
Assurer le remplacement du responsable.
Toutes les autres tâches de conformité nécessaires.
Assurer la suppléance du spécialiste des contrats pour les tâches suivantes : examen des comptes d'entreprise et des comptes individuels, préparation de certains documents juridiques et contrats, formation au sein de Kitco sur des questions juridiques telles que la réponse et la gestion des assignations à comparaître, des citations à comparaître ou des demandes d'informations reçues par les organismes publics et les forces de l'ordre, tout en veillant à ce que toutes ces demandes ou documents juridiques reçoivent une réponse complète et en temps opportun.
Assurer la suppléance du spécialiste des contrats pour toutes les autres tâches juridiques, au besoin.
APTITUDES ET COMPÉTENCES REQUISES

Au moins 1 an d'expérience dans un poste similaire.
La connaissance des activités, des produits et des services de Kitco Metals est un atout certain.
Solide expertise technique pouvant être mise à profit pour comprendre et atténuer les risques liés à la conformité.
Capacité à travailler de manière systématique et minutieuse.
Solides compétences analytiques.
Capacité à prendre des initiatives pour résoudre les problèmes de conformité, à identifier et à résoudre les problèmes de manière constructive.
Orientation vers les résultats et motivation.
Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision et à accomplir les tâches dans les délais impartis.
Expérience dans un environnement réglementé.
Capacité à établir des priorités parmi des questions et des initiatives concurrentes.
Maîtrise de l'anglais parlé et écrit. La maîtrise du français est un atout.
COMPÉTENCES TECHNIQUES / PROFESSIONNELLES

Baccalauréat dans un domaine connexe.
Solides compétences en matière de Navision et des rapports.
Solides compétences en Excel et capacité à apprendre de nouveaux logiciels.
Des interactions régulières avec des employés et des clients américains nécessitent d’excellentes compétences en anglais écrit, puisque la plupart des communications se font par écrit avec des clients situés à l’extérieur du Québec.

Politique de protection des données : https://corp.kitco.com/fr/data-protection.html

Job Type: Full-time

Benefits:

Dental care
Paid time off
Work Location: Remote